【调档函是什么】调档函是指在个人人事档案管理过程中，由用人单位、学校或相关单位出具的一种正式文件，用于申请将个人的人事档案从原存放单位转移到新的工作单位或学习单位。调档函通常用于人才流动、工作调动、升学等场景，是档案转移的重要依据。
一、调档函的定义
调档函是一种具有法律效力的文件，由接收方单位（如新单位、学校）出具，用于向原档案保管单位（如人才市场、人社局、原单位人事部门）申请调取个人档案。调档函内容一般包括被调档人的基本信息、调档原因、接收单位信息等。
二、调档函的作用
| 作用 | 说明 |
| 档案转移 | 用于将个人档案从一个单位转移到另一个单位 |
| 人事记录更新 | 确保个人档案信息与当前工作或学习单位一致 |
| 办理入职/入学手续 | 是很多单位办理入职或入学的必要材料 |
| 职称评定、社保等 | 档案中包含重要个人信息，影响后续职业发展 |
三、调档函的使用场景
| 场景 | 说明 |
| 工作调动 | 员工换工作时需要调档 |
| 升学 | 学生考入新学校需调档 |
| 人才引进 | 人才落户或引进时需要调档 |
| 退休或离职 | 退休或离职后档案需转出 |
四、调档函的格式要求
调档函一般应包含以下
1. 明确标注“调档函”
2. 收件单位名称：即档案原存放单位
3. 发件单位名称：即新接收单位
4. 被调档人姓名、身份证号、联系方式
5. 调档原因：如“因工作调动”、“因升学”等
6. 联系人及电话
7. 单位公章：加盖单位公章以确保真实性
五、调档函的注意事项
| 注意事项 | 说明 |
| 真实性 | 调档函必须真实有效，虚假信息可能导致档案无法调取 |
| 及时性 | 档案调取需及时办理，避免延误工作或学习 |
| 完整性 | 所有信息填写完整，避免因信息缺失被退回 |
| 保存好回执 | 调档完成后保留回执，便于后续查询 |
六、调档函的办理流程
| 步骤 | 内容 |
| 1 | 向接收单位申请调档函 |
| 2 | 接收单位填写并加盖公章 |
| 3 | 将调档函提交给原档案保管单位 |
| 4 | 原单位审核并办理档案转递手续 |
| 5 | 新单位接收档案并确认 |
通过以上内容可以看出，调档函是人事档案管理中的重要环节，对于个人的职业发展和生活安排有着不可忽视的影响。在实际操作中，应严格按照规定流程办理，确保档案顺利转移。
