在商业往来中，企业询证函是一种重要的沟通工具，用于确认双方交易数据的一致性。然而，在实际操作过程中，难免会出现询证函内容与实际情况不一致的情况。当发生这种不符时，如何清晰、专业地撰写原因说明显得尤为重要。这不仅关系到问题的解决效率，也影响着企业间的合作关系。

首先，撰写询证函不符的原因说明时，应当保持客观公正的态度。避免使用带有情绪化或指责性的语言，而是以事实为基础进行阐述。例如，可以先简要描述询证函的具体内容以及发现的差异点，然后逐步分析导致差异出现的具体原因。这样的表述方式既能让对方理解问题所在，也能展现企业的专业性和诚意。

其次，具体原因的描述需要具备足够的细节支持。如果是因为数据录入错误导致的差异，则应明确指出哪一部分数据存在偏差，并提供正确的数据作为对照；如果是由于双方对合同条款的理解不同，则需详细列出相关条款原文及各自的解读依据。通过提供详实的信息，有助于快速定位问题并达成共识。

此外，在撰写过程中还应注意语气的友好性与建设性。即使是在指出对方可能存在的疏漏时，也要尽量采用建议的方式而非直接批评的形式。同时，可以主动提出解决方案或者表达愿意进一步核实的态度，表明企业积极解决问题的决心。

最后，为了提高信函的整体质量和可读性，建议遵循简洁明了的原则。避免冗长复杂的句子结构，确保每一段落都能准确传达核心信息。适当使用分条列项的方式组织内容，可以使读者更容易抓住重点。

总之，当面对企业询证函不符的问题时，合理有效地撰写原因说明至关重要。只有通过专业的沟通技巧和细致入微的工作态度，才能妥善处理此类情况，维护良好的商业伙伴关系。